21 octobre 2020
déménagement d’entreprise

Comment gérer le déménagement de son entreprise ?

Au même titre que le changement de raison sociale, ou la réorientation d’activité, le déménagement est la situation qui implique une importante organisation au sein d’une entreprise. Pour que les activités puissent se dérouler en toute légalité, le gérant doit régulariser les aspects administratifs suivant les modifications. Le déménagement d’entreprise donne lieu à un changement d’adresse, soit une nécessité de tenue à jour de l’identité de la société. Trouvez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur le mode de gestion du déménagement d’une entreprise.

Régulariser les aspects juridiques du déménagement d’entreprise

La situation géographique de l’entreprise est un des premiers points concernés par un déménagement. La régularisation relative à cet effet implique des démarches administratives. Le gérant de la société doit ainsi se charger de l’annulation de l’ancien siret, et se procurer d’un autre. Les procédures s’effectuent, tout comme lors de la création d’entreprise, en un premier temps, auprès du RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) pour l’immatriculation. En un second temps, l’INSEE attribue un nouveau numéro de siret. Ce dernier sera utile à titre d’identification géographique du nouvel établissement de l’entreprise. Le demandeur devra également procéder à la modification de l’extrait Kbis auprès du Greffe du Tribunal de Commerce.

Les autres aspects juridiques à régulariser dans le déménagement concernent la résiliation du contrat de bail en cas de location de local de travail. Le gérant d’entreprise est tenu de se conformer à un délai de préavis variant généralement de 3 à 6 mois. Le changement d’adresse implique des procédures de transfert de contrat vis-à-vis des clients, des prestataires et des divers fournisseurs (électricité, téléphone). Les autres entités à mettre au courant des modifications sont aussi l’assureur de l’entreprise et le Préfet de la région.

Privilégier la communication vis-à-vis du personnel

Les changements radicaux qu’un déménagement d’entreprise entraîne affectent sûrement certains des travailleurs. Chacun pourrait avoir ses propres habitudes, et éventuellement plus de facilité dans les déplacements. L’idée du bouleversement pourrait démotiver des employés, voilà pourquoi, il est nécessaire d’établir une communication avec l’ensemble du personnel. Afin d’assurer tout un chacun, il faut mettre en avant tous les avantages que le déménagement apporte à l’entreprise et au personnel. Tout le monde doit être mis au courant du changement d’adresse de la société au moins 3 mois avant le jour J. Chaque travailleur aura ainsi le temps de se préparer. Le gérant doit mettre en place un comité chargé du déménagement, et tenir régulièrement des réunions. Pour que le transfert des bureaux se passe dans une totale harmonie, chaque personne de l’entreprise doit s’impliquer.

Tenir un cahier des charges pour un déménagement d’entreprise réussi

Outre l’implication du personnel, la tenue d’un cahier des charges est le meilleur moyen de gérer le changement d’adresse de l’entreprise. Ce rôle est attribué au comité de déménagement de la société. Le cahier des charges comprendra l’organisation pour :

  • Faire appel à un déménageur d’entreprise ;
  • La préparation de l’emballage des équipements, tels que meubles et matériels informatiques ;
  • Le nettoyage de l’ancien local de travail ;
  • Déterminer la durée de la mise en place des bureaux au nouveau site.

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